Locatieverhuurruimtes–

Terms & Conditions

1. Definities

EFM: Embassy of the Free Mind, KvK-nummer 62973223, gevestigd aan de Keizersgracht 123, 1015 CJ Amsterdam.

Huurder / Klant: De natuurlijke persoon of rechtspersoon die een huurovereenkomst aangaat met EFM.

Huurovereenkomst: De schriftelijke overeenkomst tussen EFM en de huurder betreffende het gebruik van ruimtes en diensten.

Huurperiode: De overeengekomen periode waarin de gehuurde ruimte ter beschikking staat van de huurder.

Ruimtes en materialen: De ruimtes, het meubilair en de apparatuur die door EFM ter beschikking worden gesteld.

Catering: Eten en drinken geleverd door of via EFM.

Schriftelijke communicatie: communicatie via e-mail of een andere schriftelijke vorm.

2. Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en huurovereenkomsten die met EFM worden gesloten.
2. Door het aangaan van een huurovereenkomst aanvaardt de huurder deze algemene voorwaarden.
3. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien deze schriftelijk door beide partijen zijn overeengekomen.
4. Wijzigingen in deze algemene voorwaarden gelden alleen voor toekomstige overeenkomsten en hebben geen invloed op reeds gesloten overeenkomsten.

3. Huurvoorwaarden

1. Een huurovereenkomst is pas bindend na schriftelijke bevestiging door EFM en schriftelijke aanvaarding van de offerte door de huurder.
2. Zalen mogen uitsluitend worden gebruikt voor de overeengekomen activiteit, het aantal deelnemers en de overeengekomen periode.
3. EFM houdt rekening met zaalvoorkeuren, maar kan geen specifieke zaal garanderen, tenzij dit uitdrukkelijk is bevestigd.
4. Het inrichten, decoreren en testen van apparatuur moet plaatsvinden binnen de huurperiode, tenzij anders overeengekomen.
5. Verlenging van de huurperiode is afhankelijk van beschikbaarheid en kan extra kosten met zich meebrengen.
6. EFM kan verhuuraanvragen weigeren indien het evenement in strijd is met de geldende wetgeving, veiligheidsrisico's met zich meebrengt of in strijd is met operationele of reputatiebelangen.

3.1 Reserveringsperiode

EFM kan een voorlopige reservering aanhouden tot maximaal twee weken na ontvangst van een aanvraag voor een locatie. Deze reservering is vrijblijvend en afhankelijk van de beschikbaarheid.

4. Annulering

Annuleringen moeten schriftelijk per e-mail worden doorgegeven.

De annuleringskosten zijn als volgt:
- Meer dan 1 maand voor het evenement: 10% van het totale offertebedrag
- 2–4 weken voor het evenement: 50% van het totale offertebedrag
- 7–14 dagen voor het evenement: 80% van het totale offertebedrag
- Minder dan 7 dagen voor het evenement: 100% van het totale offertebedrag

Deze bedragen vormen een redelijke schatting van de schade en gederfde kansen. Indien de werkelijke schade aantoonbaar hoger of lager uitvalt, kan EFM het bedrag dienovereenkomstig aanpassen.

Als u niet komt opdagen (no-show), wordt 100% van het totale offertebedrag in rekening gebracht.

5. Gebruik van ruimtes

1. Huurders dienen de instructies van het EFM-personeel op te volgen en de maximale capaciteit van de ruimtes in acht te nemen.
2. Huurders en gasten hebben uitsluitend toegang tot de ruimtes en zones die in de huurovereenkomst zijn opgenomen of door het EFM-personeel zijn toegestaan.
3. Voor decoraties is voorafgaande toestemming van EFM vereist.
4. Gevaarlijke stoffen, roken, open vuur (tenzij goedgekeurd) en storend lawaai zijn verboden.
5. De ruimtes moeten na afloop van het evenement in hun oorspronkelijke staat worden teruggegeven.
6. De huurder is verantwoordelijk voor eventuele schade veroorzaakt door hemzelf of zijn gasten.
7. Het gebouw bevat museumcollecties en historische interieurs. Gasten mogen geen voorwerpen aanraken of verplaatsen, tenzij dit is toegestaan door EFM-medewerkers.
8. Dieren zijn niet toegestaan, tenzij dit uitdrukkelijk is goedgekeurd door EFM.

6. Catering

1. De catering wordt verzorgd door EFM of erkende partners.
2. Gasten mogen de keuken of de bar niet betreden zonder toestemming.
3. Voor externe catering is schriftelijke toestemming vereist.
4. Wijzigingen in cateringbestellingen moeten vooraf worden doorgegeven en kunnen extra kosten met zich meebrengen.

7. Technische voorzieningen

1. Technische verzoeken moeten ten minste 7 dagen voor het evenement worden ingediend.
2. Bepaalde apparatuur mag uitsluitend door EFM-medewerkers worden bediend.
3. Voor het gebruik van externe apparatuur is voorafgaande toestemming vereist.
4. De huurder is aansprakelijk voor schade die wordt veroorzaakt door verkeerd gebruik van de apparatuur.

8. Betalingsvoorwaarden

8.1 Offerte

EFM stelt een schriftelijke offerte op basis van de gevraagde diensten op. Offertes blijven 14 dagen geldig, tenzij anders vermeld.

8.2 Aanbetaling

Om de reservering te garanderen, dient u binnen 7 dagen na het accepteren van de offerte een aanbetaling van 50% te voldoen.

8.3 Eindbetaling

Het resterende bedrag dient uiterlijk 7 dagen voor de datum van het evenement te worden voldaan.

8.4 Bijkomende kosten

Voor extra diensten, wijzigingen of uitbreidingen die door de huurder worden aangevraagd, kunnen extra kosten in rekening worden gebracht. Voor wijzigingen die worden aangevraagd nadat het definitieve evenementenplan is bevestigd, kan een administratiekostenvergoeding van € 50 per wijziging in rekening worden gebracht.

8.5 Betalingsachterstanden

Bij achterstallige betalingen kan wettelijke rente of 1% rente per maand over het openstaande bedrag in rekening worden gebracht, afhankelijk van welk bedrag het hoogst is. Waar dit wettelijk is toegestaan, kunnen ook redelijke incassokosten in rekening worden gebracht.

9. House Rules aansprakelijkheid

1. Huurders en gasten dienen zich te houden aan hetHouse Rules Embassy of the Free Mind ,House Rules gepubliceerd op de website van EFM.
2. De huurder is verantwoordelijk voor het gedrag van gasten en deelnemers.
3. De huurder is verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle benodigde vergunningen, licenties of auteursrechtelijke vergoedingen met betrekking tot het evenement.
4. Voor het maken van foto’s, filmopnames of geluidsopnames voor commerciële doeleinden is voorafgaande toestemming van EFM vereist.

EFM is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of schade aan persoonlijke bezittingen van huurders of gasten, tenzij dit het gevolg is van opzet of grove nalatigheid van EFM.

De huurder is aansprakelijk voor schade die tijdens de huurperiode aan het gebouw, de kamers, de inrichting of derden wordt toegebracht. ‍

10. Overmacht

EFMis niet aansprakelijk voor vertragingen of het niet nakomen van verplichtingen als gevolg van omstandigheden waarop het geen redelijke invloed kan uitoefenen, waaronder stakingen, stroomstoringen, overheidsmaatregelen, ziekte van essentieel personeel of natuurrampen. In dergelijke gevallen:

- De verplichtingen kunnen worden opgeschort of de overeenkomst kan worden beëindigd.

- Betalingen voor nog niet geleverde diensten worden terugbetaald. ‍

11. Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen die voortvloeien uit deze voorwaarden worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.